Zo voert u een exitgesprek

Als een medewerker zijn baan opzegt, doet p&o er alles aan om deze vacature zo snel mogelijk te vervullen. Een goed exitgesprek met de vertrekkende medewerker schiet er vaak bij in. Jammer, want het kan hrm waardevolle informatie opleveren. Misschien loopt de ex-werknemer wel met de gouden tip de deur uit?

• Unieke kans
Exitgesprekken kunnen ongewenst (hoog) verloop in de nabije toekomst voorkomen. Want het exitinterview is het instrument bij uitstek om problemen die spelen binnen een organisatie boven tafel te krijgen. Komen bepaalde klachten of opmerkingen steeds terug? Lopen medewerkers om dezelfde reden vast? De p&o'er hoort het in het exitgesprek. Want áls er al een moment is waarop de medewerker open en eerlijk over zijn ervaringen en problemen binnen de organisatie wil vertellen, dan is het wel bij zijn vertrek. Hij heeft niets meer te verliezen bij kritiek op zijn leidinggevende of collega's, dus de medewerker is meer dan ooit bereid zijn hart te luchten. Zijn beleving van de werksfeer, de onderlinge verhoudingen en het beleid is uiterst waardevolle feedback uit eerste hand.
Natuurlijk is het niet zo dat de reden van vertrek van een gewaardeerde medewerker direct aanleiding is om het personeelsbeleid om te gooien. Maar hrm kan wel degelijk deze kwalitatieve informatie – zeker als er een patroon uit de klachten of opmerkingen valt op te maken – gebruiken om haar eigen beleid bij te sturen.
Klagen veel vertrekkers over de sfeer of een gebrek aan vrijheid in hun werk? Dan kan het zijn dat er iets schort aan de stijl van leidinggeven of de bedrijfscultuur.
Is stress een veelgehoorde klacht tijdens het exitgesprek? Dan kan het zijn dat de werkdruk te hoog is of de werk/privé-balans verstoord.
Zijn mensen ontevreden over de beloning? Misschien moet er gesleuteld worden aan de (secundaire) arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden.
Zeggen meerdere nieuwe krachten na een half jaar weer op? Neem dan de vacatures voor die functies eens onder de loep. Zijn er verkeerde verwachtingen gewekt, moeten de selectiecriteria aangescherpt of het inwerkprogramma aangepast?
Het exitgesprek biedt hrm daarnaast de kans om te toetsen hoe het staat met de aantrekkelijkheid van het bedrijf als werkgever en de positie op de arbeidsmarkt. Krijgt de vertrekkende medewerker dezelfde functie bij concurrent X? Houdt die functie hetzelfde in? Gaat hij meer verdienen?

• Goede voorbereiding
Omdat een exitgesprek voor veel mensen nieuw is, weten medewerkers niet wat ze ervan moeten verwachten. Dus is het verstandig om van tevoren duidelijk te maken waarover het gesprek gaat, wat het doel is, hoe lang het duurt, wat er met de besproken informatie gebeurt en waar en hoe lang dit wordt bewaard (vertrouwelijkheid).
Vaste onderdelen van het exitgesprek zijn overigens de arbeidsinhoud (waren de taken makkelijk/moeilijk, gevarieerd?), de arbeidsomstandigheden (verbeterpunten?) en de arbeidsverhoudingen (hoe was de relatie met de direct leidinggevende en collega's, hoe de samenwerking?).

• Kies het moment
De laatste week voor het vertrek wordt algemeen gezien als het beste moment voor het houden van een exitgesprek. Dan is de medewerker nog actief betrokken bij het bedrijf, kan hij vrijuit praten omdat het afscheid aanstaande is, en zal eventuele kritiek op collega's of leidinggevende de werksfeer niet meer nadelig beïnvloeden. Tip: houd er voor de planning van het gesprek rekening mee dat de meeste werknemers in verband met resterende vakantiedagen niet altijd de kalendermaand uitzitten.

• Koppel terug
Hrm doet er goed aan iedereen die de organisatie verlaat uit te nodigen voor een exitinterview, ongeacht de functie of het aantal dienstjaren. Besef wel dat medewerking op vrijwillige basis moet zijn. Verplichten is zinloos, want de medewerker kan natuurlijk gewoon weigeren bepaalde vragen te beantwoorden.
De p&o'er is dé aangewezen persoon om de exitgesprekken te houden. De kans dat de direct leidinggevende betrouwbare, nuttige informatie uit het eindgesprek haalt, is klein. Niet zelden is de manager namelijk zelf (mede)oorzaak van het vertrek van de medewerker. Die zal dit niet recht in het gezicht van zijn baas zeggen, laat staan dat de manager deze informatie zou doorgeven aan p&o.
Het is wel belangrijk relevante informatie en kritiek snel terug te koppelen naar de direct leidinggevende(n). Via een evaluatiegesprek met de manager krijg je als p&o'er een beter, genuanceerder beeld van de situatie en wellicht kun je verbeterpunten aandragen waar de leidinggevende of het team iets aan heeft.
Wat absoluut niet mag, is informatie uit exitgesprekken meenemen in functie- en beoordelingsgesprekken van anderen. De p&o'er die dit instrument daar wel voor gebruikt, zal vroeg of laat op wantrouwen stuiten. In plaats van een signaal naar alle medewerkers dat er naar hen geluisterd wordt, bestaat het gevaar dat het exitgesprek dan wordt gezien als veredelde ‘kliklijn' waar de vertrekkende medewerker nog eens flink kan natrappen en zijn collega's in diskrediet kan brengen.

• Vraag vooral door
Voor de p&o'er is het de kunst om de ware reden voor het vertrek te achterhalen tijdens het exitgesprek. Waarom verlaten medewerkers nou echt uw organisatie? ‘Ik was toe aan een nieuwe uitdaging' is meestal de eerste reactie. Maar daarachter gaan altijd andere overwegingen schuil. Niemand gaat zomaar op zoek naar een nieuwe baan. Veelgebruikte gesprekstechnieken om de ware vertrekredenen boven tafel te krijgen, zijn doorvragen (kan hij een voorbeeld geven?; waarom was die situatie zo lastig?) en laten ‘leeglopen' (zijn er nog meer dingen die hij erover kwijt wil?; hoe is dat – denkt hij – ontstaan?).
Overigens is een vragenlijst met multiplechoice-antwoorden ook een geijkte methode om informatie los te krijgen. Door slechts drie keuzemogelijkheden te geven (goed, voldoende, slecht) op de vraag hoe de samenwerking op de afdeling was, dwingt de p&o'er de vertrekker ertoe een oordeel te geven. Een combinatie van gesloten vragen met behulp van een standaard vragenlijst en aanvullende open vragen levert in de regel de beste informatie op.

• Neem plezierig afscheid
Probeer een medewerker die zijn baan heeft opgezegd niet alsnog over te halen om te blijven; de kans hierop is nihil. Stuur liever aan op een goede beëindiging van de samenwerking. Het exitgesprek kan daar een belangrijke rol bij spelen, mits de p&o'er zich houdt aan deze vuistregel: ga niet in discussie, zorg voor een neutrale sfeer en sluit positief af. Want het gaat tijdens dit gesprek om de beleving van de medewerker. Achteraf kun je als p&o'er daar de relevante informatie uitpikken, die vervolgens bespreken met leidinggevenden en eventueel maatregelen nemen.
Sluit het exitgesprek positief af. ‘Als je terugkijkt, waaraan denk je dan met plezier terug?' is een heel goede laatste vraag. Bedank de vertrekkende medewerker voor zijn (jarenlange) inzet en het openhartige gesprek. Wens hem of haar oprecht succes en hopelijk tot ziens. Want wie een medewerker met een goed gevoel laat gaan, ziet hem of haar wellicht ooit weer terug.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *


*